1. Définir clairement le thème et les animations de la manifestation
« Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. » Commencer donc par décrire de manière détaillée, par écrit, le projet de manifestation.
Rappelons que les manifestations touristiques souhaitant bénéficier de l’aide départementale doivent être porteuses d’une thématique identitaire valorisant un patrimoine naturel, culturel, architectural, culinaire, d’un savoir-faire local, de traditions, de productions locales ou régionales etc.
Ces manifestations doivent préserver le caractère authentique, le sens et l’âme des fêtes du Nord tout en valorisant l’image et l’identité du Département.
Les animations proposées dans le cadre de la manifestation doivent être en cohérence avec le thème retenu et s’inscrire dans une démarche de développement durable.
Une fois le projet défini, faire une première analyse de ses forces, faiblesses, opportunités et menaces. Plus tôt les difficultés éventuelles seront envisagées, plus il sera facile de les contourner.
2. Choisir la date
Vérifier si une manifestation similaire n’est pas déjà programmée à l’échelle du territoire. Il y a généralement une très forte demande pour l’organisation de manifestations entre les mois de mai et d’octobre. Prendre contact avec l’ADRT et/ou les Offices de Tourisme et Syndicats d’Initiative pour connaître le calendrier prévisionnel des manifestations.
3. Cibler les participants et définir très tôt une politique tarifaire
Il est important d’évaluer le nombre potentiel de participants présents sur la durée de la
Il est important d’évaluer le nombre potentiel de participants présents sur la durée de la manifestation : combien de personnes sont attendues au total ? Quels vont être les pics de fréquentation et à quel moment sont-ils prévisibles ? A qui s’adresse principalement cette manifestation ? Ces données sont essentielles pour, d’une part, valider la pertinence de l’organisation de la manifestation et, surtout, choisir le site et anticiper l’ensemble des postes organisationnels (accès, circulation, restauration, équipements, animations…).
Développer la mixité sociale des publics et faciliter l’ouverture aux personnes en situation de précarité ou de handicap permet de participer au bien-être des populations en favorisant l’accès pour tous à la culture, au spectacle et au sport.
La mise en place d’une politique tarifaire concourra à cet objectif. Les droits d’entrée pourront, par exemple, proposer un « plein tarif », un tarif adapté aux familles nombreuses, un tarif « enfant », un tarif « étudiant », un tarif « demandeur d’emploi »,…
4. S'assurer de la faisabilité économique de la manifestation
Etablir un budget prévisionnel précis pour vérifier que l’équilibre financier de la manifestation est assuré. Il servira de tableau de bord du projet tout au long de l’organisation de la manifestation et pour en établir le bilan.
5. Mettre en place une démarche durable
Afin de pérenniser la manifestation, il est important de l’inscrire dans une démarche de développement durable en :
La durabilité de la manifestation s’apprécie également dans le temps. Il s’agit donc d’entrer dans une démarche de progrès, en mettant en place un suivi et une évaluation (voir outil Bilan de développement durable) permettant de fixer des objectifs croissants d’année en année.
6. Satisfaire les visiteurs
La satisfaction des visiteurs dépend bien sûr de la qualité des animations proposées, mais elle est également conditionnée par la gestion de l’accueil (bonne gestion des flux, signalétique appropriée, proposer un poste d’accueil aux visiteurs avec une information de qualité, installer des équipements et des aménagements d’accueil pour les jeunes enfants, prévoir des équipements adaptés…). Déterminer précisément quels services seront proposés, comment ils seront organisés et par qui.
7. Organiser et pérenniser ses équipes
La réussite de sa manifestation dépend beaucoup de la qualité des équipes et donc de leur fidélisation. Pour cela il faut tout particulièrement savoir comment recruter, fidéliser et valoriser ses bénévoles.
Il est également important de bien déterminer le rôle de chacun.
8. Mutualiser les compétences et les moyens techniques
Penser à contacter les autres organisateurs de manifestation, les mairies ou les intercommunalités ayant un service « Animation » ou « Evénementiels » pour savoir s’il y existe des équipements temporaires spécifiques mis à la disposition des organisateurs ou loués à un tarif préférentiel. Pour les manifestations pérennes, un groupement d’organisateurs peut être constitué pour effectuer des achats collectifs et réaliser ainsi des économies d’échelle (soit en quantité plus importante, ce qui permet de négocier les tarifs, soit un même achat à partager à plusieurs).
9. Déclarer sa manifestation et veiller à respecter les obligations légales
La sécurité des participants à toute manifestation sportive, récréative ou culturelle, à but lucratif ou non, doit être garantie par l’organisateur sous le contrôle du maire, autorité de police. Outre les règlements spécifiques propres à certaines manifestations, tels que les meetings aériens, ou les courses automobiles, des règles d’organisation et de suivi relatives à la sécurité du public et des participants doivent être respectées. Des déclarations et des dispositifs spécifiques sont à anticiper pour les rassemblements à but lucratif de plus de 1500 personnes (Décret n° 97-646 du 31 mai 1997 relatif à la mise en place de services d’ordre, arrêté du 7 novembre 2006 fixant le référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours, circulaire NOR/INT/E/88/00157C du 20 avril 1988 relative à la sécurité des grands rassemblements et Code général des collectivités territoriales, art. L2212-1 et 2 et L2214-4).
10. Monter un produit touristique autour de la manifestation
Contacter des hébergeurs (hôtels, campings, chambres chez l’habitant,…) et/ou des restaurateurs, des transporteurs pour leur proposer de monter une offre touristique autour de la manifestation (couramment appelée « produit touristique »). Penser à proposer, par exemple, une formule «tout compris » incluant le transport, l’accès à la manifestation, l’hébergement voire la restauration pour faciliter la venue de publics plus éloignés.
Se rapprocher des Offices de Tourisme, du Comité Départemental du Tourisme et des réseaux d’hébergement qui pourront aider à monter cette offre et/ou la commercialiser, est aussi recommandé.
Exemple de bonnes pratiques : Son et Lumière de Gravelines
Thèmes des manifestations, lieu et calendrier et mise en offre touristique :
Agence de Développement et de Réservation Touristiques du Nord (ADRT)
http://www.tourisme-nord.fr
Comité Régional de Tourisme Nord-Pas de Calais :
http://www.tourisme-nordpasdecalais.fr
Offices de tourisme du Nord :
Spectacles en Nord / Réseau départemental de diffusion culturelle en milieu rural :
http://www.spectacles-en-nord.com
Déclarations spécifiques pour l’organisation de manifestations :
Les obligations s’imposant aux organisateurs de manifestations