Faisabilité de la manifestation
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Faisabilité
Votre projet de manifestation est-il réaliste ? Peut-il s’inscrire dans la durée ? Vérifiez dès le départ sa faisabilité afin d’assurer sa pérennité. Découvrez les 10 conseils à intégrer dans votre projet avant de vous lancer dans la création de votre événement.
Tous les éco-objectif(s)
  • Adapter les capacités d'accueil aux caractéristiques du site
  • Adapter l’offre de produits et d’animation
  • Adopter une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation. Les animations et/ou activités qui ne sont pas valorisantes en termes de patrimoine ne seront pas éligibles
  • Adopter une éco-communication
  • Collaborer entre les différents acteurs et prestataires locaux (hôteliers, agences réceptives, restaurateurs, artisans et producteurs locaux….)
  • Evaluer au préalable la clientèle potentielle de la manifestation
  • Favoriser la mise en réseau des compétences et des moyens intercommunaux
  • Harmoniser la planification des manifestations dans l’espace et dans le temps
  • Identifier des cibles de clientèles
  • Installer des équipements et des aménagements d'accueil pour les jeunes enfants
  • Limiter les nuisances sonores lors de la manifestation
  • Mener des actions de sensibilisation (valorisation du bénévolat)
  • Mener des actions de sensibilisation à l'environnement et au développement durable
  • Mettre en oeuvre un plan de communication
  • Mettre en place des solutions d'éco-mobilité en facilitant l'usage de transports collectifs et alternatifs
  • Mettre en produit la manifestation (combinaison avec d’autres prestations)
  • Optimiser l'accès et la circulation sur le site en portant une attention particulière à l'information donnée le long des routes et la signalétique sur le site
  • Permettre l'accessibilité à tous dans les lieux d'accueil pour les personnes en situation de handicap ou ayant des incapacités temporaires, sauf contraintes techniques
  • Privilégier au maximum l'achat de produits et d'équipements labellisés durables ou provenant de la filière locales
  • Proposer un poste d’accueil et d’information aux visiteurs
  • Rendre les manifestations accessibles au plus grand nombre (accessibilité tarifaire)
  • Respecter et éco-gérer le site en tenant compte des richesses contraintes et sensibilités du site prises en compte
  • test
  • Utiliser des équipements économes en énergie et en eau
  • Valoriser les patrimoines (naturel, culturel, architectural…) en adoptant une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation retenue en proposant des animations
  • Vérifier la faisabilité de la manifestation
Valoriser les patrimoines (naturel, culturel, architectural…) en adoptant une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation retenue en proposant des animations
Favoriser la mise en réseau des compétences et des moyens intercommunaux
Vérifier la faisabilité de la manifestation
Collaborer entre les différents acteurs et prestataires locaux (hôteliers, agences réceptives, restaurateurs, artisans et producteurs locaux….)
Mettre en produit la manifestation (combinaison avec d’autres prestations)


1. Définir clairement le thème et les animations de la manifestation

« Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. » Commencer donc par décrire de manière détaillée, par écrit, le projet de manifestation.

Rappelons que les manifestations touristiques souhaitant bénéficier de l’aide départementale doivent être porteuses d’une thématique identitaire valorisant un patrimoine naturel, culturel, architectural, culinaire, d’un savoir-faire local, de traditions, de productions locales ou régionales etc.

Ces manifestations doivent préserver le caractère authentique, le sens et l’âme des fêtes du Nord tout en valorisant l’image et l’identité du Département.  

Les animations proposées dans le cadre de la manifestation doivent être en cohérence avec le thème retenu et s’inscrire dans une démarche de développement durable.

 

Une fois le projet défini, faire une première analyse de ses forces, faiblesses, opportunités et menaces. Plus tôt les difficultés éventuelles seront envisagées, plus il sera facile de les contourner.

 

2. Choisir la date

Vérifier si une manifestation similaire n’est pas déjà programmée à l’échelle du territoire. Il y a généralement une très forte demande pour l’organisation de manifestations entre les mois de mai et d’octobre. Prendre contact avec l’ADRT et/ou les Offices de Tourisme et Syndicats d’Initiative pour connaître le calendrier prévisionnel des manifestations.

 

3. Cibler les participants et définir très tôt une politique tarifaire

Il est important d’évaluer le nombre potentiel de participants présents sur la durée de la

Il est important d’évaluer le nombre potentiel de participants présents sur la durée de la manifestation : combien de personnes sont attendues au total ? Quels vont être les pics de fréquentation et à quel moment sont-ils prévisibles ? A qui s’adresse principalement cette manifestation ? Ces données sont essentielles pour, d’une part, valider la pertinence de l’organisation de la manifestation et, surtout, choisir le site et anticiper l’ensemble des postes organisationnels (accès, circulation, restauration, équipements, animations…).

 

Développer la mixité sociale des publics et faciliter l’ouverture aux personnes en situation de précarité ou de handicap permet de participer au bien-être des populations en favorisant l’accès pour tous à la culture, au spectacle et au sport.

La mise en place d’une politique tarifaire concourra à cet objectif. Les droits d’entrée pourront, par exemple, proposer  un « plein tarif », un tarif adapté aux familles nombreuses, un tarif « enfant », un tarif « étudiant », un tarif « demandeur d’emploi »,…

 

4. S'assurer de la faisabilité économique de la manifestation

Etablir un budget prévisionnel précis pour vérifier que l’équilibre financier de la manifestation est assuré. Il servira de tableau de bord du projet tout au long de l’organisation de la manifestation et pour en établir le bilan.

 

5. Mettre en place une démarche durable

Afin de pérenniser la manifestation, il est important de l’inscrire dans une démarche de développement durable en :

  • limitant les impacts sur le site (déchets, bruits, atteintes aux milieux naturels,…),
  • diminuant l’énergie et l’eau utilisées,
  • favorisant les retours sur l’économie locale (achat de produits locaux pour la restauration par exemple),
  • agissant sur les mobilités (en favorisant l’usage des transports publics ou du covoiturage par exemple).

 

La durabilité de la manifestation s’apprécie également dans le temps. Il s’agit donc d’entrer dans une démarche de progrès, en mettant en place un suivi et une évaluation (voir outil Bilan de développement durable) permettant de fixer des objectifs croissants d’année en année.

 

6. Satisfaire les visiteurs

La satisfaction des visiteurs dépend bien sûr de la qualité des animations proposées, mais elle est également conditionnée par la gestion de l’accueil (bonne gestion des flux, signalétique appropriée, proposer un poste d’accueil aux visiteurs avec une information de qualité, installer des équipements et des aménagements d’accueil pour les jeunes enfants, prévoir des équipements adaptés…). Déterminer précisément quels services seront proposés, comment ils seront organisés et par qui.

 

7. Organiser et pérenniser ses équipes

La réussite de sa manifestation dépend beaucoup de la qualité des équipes et donc de leur fidélisation. Pour cela il faut tout particulièrement savoir comment recruter, fidéliser et valoriser ses bénévoles.

Il est également important de bien déterminer le rôle de chacun. 

 

8. Mutualiser les compétences et les moyens techniques

Penser à contacter les autres organisateurs de manifestation, les mairies ou les intercommunalités ayant un service « Animation » ou « Evénementiels » pour savoir s’il y existe des équipements temporaires spécifiques mis à la disposition des organisateurs ou loués à un tarif préférentiel. Pour les manifestations pérennes, un groupement d’organisateurs peut être constitué pour effectuer des achats collectifs et réaliser ainsi des économies d’échelle (soit en quantité plus importante, ce qui permet de négocier les tarifs, soit un même achat à partager à plusieurs).

 

9. Déclarer sa manifestation et veiller à respecter les obligations légales

La sécurité des participants à toute manifestation sportive, récréative ou culturelle, à but lucratif ou non, doit être garantie par l’organisateur sous le contrôle du maire, autorité de police. Outre les règlements spécifiques propres à certaines manifestations, tels que les meetings aériens, ou les courses automobiles, des règles d’organisation et de suivi relatives à la sécurité du public et des participants doivent être respectées. Des déclarations et des dispositifs spécifiques sont à anticiper pour les rassemblements à but lucratif de plus de 1500 personnes (Décret n° 97-646 du 31 mai 1997 relatif à la mise en place de services d’ordre, arrêté du 7 novembre 2006 fixant le référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours, circulaire NOR/INT/E/88/00157C du 20 avril 1988 relative à la sécurité des grands rassemblements et Code général des collectivités territoriales, art. L2212-1 et 2 et L2214-4).

 

10. Monter un produit touristique autour de la manifestation

Contacter des hébergeurs (hôtels, campings, chambres chez l’habitant,…) et/ou des restaurateurs, des transporteurs pour leur proposer de monter une offre touristique autour de la manifestation (couramment appelée « produit touristique »). Penser à proposer, par exemple, une formule «tout compris » incluant le transport, l’accès à la manifestation, l’hébergement voire la restauration pour faciliter la venue de publics plus éloignés.

Se rapprocher des Offices de Tourisme, du Comité Départemental du Tourisme et des réseaux d’hébergement qui pourront aider à monter cette offre et/ou la commercialiser, est aussi recommandé.



Exemple de bonnes pratiques : Son et Lumière de Gravelines

Son et Lumière de Gravelines : mise en produit
Exemple commercialisation  

Son et Lumière de Gravelines : mise en produit

 

 

 

Thèmes des manifestations, lieu et calendrier et mise en offre touristique :

 

Agence de Développement et de Réservation Touristiques du Nord (ADRT)
http://www.tourisme-nord.fr

http://www.tourisme-nord.fr/cdtnord_fr/Tourisme-Nord-le-guide-de-vos-vacances-et-week-end-dans-le-Nord/Agenda

 

Comité Régional de Tourisme Nord-Pas de Calais :
http://www.tourisme-nordpasdecalais.fr

 

Offices de tourisme du Nord :

http://www.udotsi-nord.fr/

 

Spectacles en Nord / Réseau départemental de diffusion culturelle en milieu rural :
http://www.spectacles-en-nord.com

 

 

Déclarations spécifiques pour l’organisation de manifestations :
Les obligations s’imposant aux organisateurs de manifestations



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