• Adapter les capacités d'accueil aux caractéristiques du site
• Adapter l’offre de produits et d’animation
• Adopter une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation. Les animations et/ou activités qui ne sont pas valorisantes en termes de patrimoine ne seront pas éligibles
• Adopter une éco-communication
• Collaborer entre les différents acteurs et prestataires locaux (hôteliers, agences réceptives, restaurateurs, artisans et producteurs locaux….)
• Evaluer au préalable la clientèle potentielle de la manifestation
• Favoriser la mise en réseau des compétences et des moyens intercommunaux
• Harmoniser la planification des manifestations dans l’espace et dans le temps
• Identifier des cibles de clientèles
• Installer des équipements et des aménagements d'accueil pour les jeunes enfants
• Limiter les nuisances sonores lors de la manifestation
• Mener des actions de sensibilisation (valorisation du bénévolat)
• Mener des actions de sensibilisation à l'environnement et au développement durable
• Mettre en oeuvre un plan de communication
• Mettre en place des solutions d'éco-mobilité en facilitant l'usage de transports collectifs et alternatifs
• Mettre en produit la manifestation (combinaison avec d’autres prestations)
• Optimiser l'accès et la circulation sur le site en portant une attention particulière à l'information donnée le long des routes et la signalétique sur le site
• Permettre l'accessibilité à tous dans les lieux d'accueil pour les personnes en situation de handicap ou ayant des incapacités temporaires, sauf contraintes techniques
• Privilégier au maximum l'achat de produits et d'équipements labellisés durables ou provenant de la filière locales
• Proposer un poste d’accueil et d’information aux visiteurs
• Rendre les manifestations accessibles au plus grand nombre (accessibilité tarifaire)
• Respecter et éco-gérer le site en tenant compte des richesses contraintes et sensibilités du site prises en compte
• test
• Utiliser des équipements économes en énergie et en eau
• Valoriser les patrimoines (naturel, culturel, architectural…) en adoptant une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation retenue en proposant des animations
• Vérifier la faisabilité de la manifestation

1. Définir vos cibles, messages et supports

• Se poser la question de « qui faire venir ? » 

 Qui sont les participants potentiels (âges, spécialistes d’un domaine, grand public, famille …)  et d’où viennent- ils géographiquement ? Voilà les deux questions de base à se poser. Les réponses vont influencer fortement la communication autour de  l’évènement.

• Clarifier les messages et les éléments de communication

 Un logo, des éléments de reconnaissance graphique et des messages clairs et percutants (éléments forts, moments phares…) pour présenter une manifestation sont des préalables indispensables. Ils permettront  de donner une image  bien identifiée, précise et bien ancrée dans l’esprit des participants, sponsors et  médias. 

• Préparer ses supports Définir des supports utiles et adaptés à sa communication. Ils peuvent être classés en trois types :
  • Les supports pour les médias : dossier de presse (papier ou en ligne) ;
  • Une page ou un site internet : c’est la vitrine sa manifestation. Il peut seconder voire remplacer un dossier de presse et facilite aussi grandement les relations avec le public : programme en ligne, itinéraire pour se rendre sur le lieu d’un festival, inscription à un événement en ligne... ;
  • Les supports papier : affiches, papier à en-tête, flyers  doivent être attractifs et de bonne qualité, faire passer une information claire et complète (penser également aux mentions obligatoires) ;

A noter : respecter une déontologie « durable » (type de papier ou support, éco-impression, pas d’affichage sauvage…(voir fiche éco-communication) 

2. Passer à l'action: outils et actions média

• Utiliser les médias

La relation média est un élément clef de la communication. S’organiser autour d’un plan média est donc essentiel.

En fonction des cibles géographiques et des thèmes de la manifestation, il est important de choisir les bons médias en pensant : local ou national,  journaux, radio, TV ou médias spécialisés ou rubriques chez les généralistes…

Se renseigner sur les journalistes à contacter (email, RDV ou  entretien téléphonique…)  leur envoyer ensuite un communiqué et un dossier de presse. Leur annoncer l’évènement bien avant puis appeler 8 à 15 jours au préalable.  Valoriser ses points forts et utiliser des photos de qualité sont deux éléments impératifs pour bien communiquer…

Si besoin, utiliser  les services d’un(e) attaché(e) de presse ou d’étudiants en communication  (stage, travaux pratiques,…)

• Diffuser l’information en direct auprès du grand public

Les affiches sont souvent un élément fort pour faire connaitre localement son évènement. Elles se disposent principalement sur les supports prévus à cet effet  et dans les commerces les acceptant (attention à la taille). La distribution de flyers dans des lieux ou des évènements susceptibles d’attirer le public cible sont également des moments privilégiés d’une communication active et réussie !

A noter : respecter une déontologie « durable » (type de papier ou support, éco-impression, pas d’affichage sauvage... (voir fiche éco-communication) 

• Faire passer l’information par internet avec les bons intermédiaires

 Mettre des liens avec des sites partenaires (Offices de tourisme, ADRT Nord, Parcs naturels régionaux, Conseil général…) et faire apparaître l’information dans les supports de Nord tourisme (newsletter + lettre professionnelle). Un lien sur un site très fréquenté peut amener beaucoup de visites. Penser également à publier des annonces d’événements sur les sites agendas et à investir les sites des médias locaux, les forums d’événements similaires dans une zone raisonnable, les sites des agendas culturels...

A faire : une recherche de tous les sites intermédiaires possibles

• Utiliser le web 2.0 et les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux permettent aux internautes de dialoguer, de partager et commenter des publications (photos, vidéos, liens…) et sont un bon moyen pour faire connaître une manifestation. Cependant ils demandent un investissement quotidien pour  créer une page Facebook, promouvoir un évènement, définir une ligne éditoriale, identifier des comptes twitter et publier régulièrement des tweets,…

Utiliser également des sites et applications spécialisés comme Balumpa.com peut s’avérer efficace, les internautes y recherchent des idées de sorties  et s’informent des événements autour d’eux. Il ne faut pas oublier que les réseaux sociaux améliorent considérablement le référencement naturel du site internet de votre organisme.

• Etre inventifs

Les moyens financiers sont souvent limités pour faire connaître son évènement alors mieux vaut être ingénieux : des affiches totalement originales, des partenariats avec des institutions, des journaux ou des entreprises,  un ballon qui signale la manifestation…. Il faut laisser parler ses idées… 

• Faire parler de sa manifestation 

Pour la première édition, il n’est pas facile de se faire connaître. Essayer le buzz : des personnes connues pouvant parrainer l’évènement ou quelque chose d’un peu extraordinaire. Cela peut permettre de faire parler plus facilement de son évènement par les médias. 

• Ne pas hésiter à utiliser son engagement pour le développement durable

Trouver des idées originales autour de cette thématique pour faire parler de la manifestation  et  en parler sur tous les supports.

3. Organiser sa communication: plannifier, budgétiser et contrôler

• Planifier et budgétiser sa communication

Planifier toutes les actions à entreprendre en matière de communication avant, pendant et après la manifestation, utiliser un agenda et des fiches et donner des taches à chacun. Pour chaque action identifiée évaluer le coût en temps et en argent prévu et faire un prévisionnel.

Créer un plan de communication  en suivant ces principes.

• Contrôler

Contrôler ses dépenses et les résultats de ses actions de communication par de petites enquêtes et des comptages (véhicules, nombre de billets vendus, de boissons…). 

Nord Tourisme vous propose un accompagnement pour faire connaître votre éco-manifestation en s’appuyant sur :

-          Ses relations presse

-          Ses supports de communication web : site internet, e-newsletters et réseaux sociaux.

-          Son réseau de diffusion de documentations.

Pour plus d’informations : www.pro-cdt-nord.com/cdtnord_professionnel

Pour vous accompagner et orienter votre démarche, contactez :

Laurence Matton, Référent territoire Hainaut/Avesnois,  lmatton@cdt-nord.fr

Marie-Laure Picque, Référent territoire Flandre Côte d’Opale/Pays de Flandre/Lille Métropole, mpicque@cdt-nord.fr