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En savoir plus :
La réussite d’une manifestation est souvent liée à l’implication et à l’action de bénévoles motivés. Dans un monde où le visage du bénévolat évolue rapidement, il faut absolument savoir recruter, animer et fidéliser vos bénévoles.
Tous les éco-objectif(s)
- Adapter les capacités d'accueil aux caractéristiques du site
- Adapter l’offre de produits et d’animation
- Adopter une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation. Les animations et/ou activités qui ne sont pas valorisantes en termes de patrimoine ne seront pas éligibles
- Adopter une éco-communication
- Collaborer entre les différents acteurs et prestataires locaux (hôteliers, agences réceptives, restaurateurs, artisans et producteurs locaux….)
- Evaluer au préalable la clientèle potentielle de la manifestation
- Favoriser la mise en réseau des compétences et des moyens intercommunaux
- Harmoniser la planification des manifestations dans l’espace et dans le temps
- Identifier des cibles de clientèles
- Installer des équipements et des aménagements d'accueil pour les jeunes enfants
- Limiter les nuisances sonores lors de la manifestation
- Mener des actions de sensibilisation (valorisation du bénévolat)
- Mener des actions de sensibilisation à l'environnement et au développement durable
- Mettre en oeuvre un plan de communication
- Mettre en place des solutions d'éco-mobilité en facilitant l'usage de transports collectifs et alternatifs
- Mettre en produit la manifestation (combinaison avec d’autres prestations)
- Optimiser l'accès et la circulation sur le site en portant une attention particulière à l'information donnée le long des routes et la signalétique sur le site
- Permettre l'accessibilité à tous dans les lieux d'accueil pour les personnes en situation de handicap ou ayant des incapacités temporaires, sauf contraintes techniques
- Privilégier au maximum l'achat de produits et d'équipements labellisés durables ou provenant de la filière locales
- Proposer un poste d’accueil et d’information aux visiteurs
- Rendre les manifestations accessibles au plus grand nombre (accessibilité tarifaire)
- Respecter et éco-gérer le site en tenant compte des richesses contraintes et sensibilités du site prises en compte
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- Utiliser des équipements économes en énergie et en eau
- Valoriser les patrimoines (naturel, culturel, architectural…) en adoptant une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation retenue en proposant des animations
- Vérifier la faisabilité de la manifestation
Mener des actions de sensibilisation (valorisation du bénévolat)
Identifier vos besoins et les motivations des bénévoles
Vous allez avoir besoin d'une équipe complète pour préparer la manifestation en amont, veiller à sa bonne réalisation et à son démontage. Le rôle des bénévoles y sera essentiel. Afin d’assurer le bon recrutement des bénévoles, commencez par dresser la liste précise des tâches à déléguer. Dans un second temps, identifiez les compétences attendues pour réaliser ces tâches.
Les motivations d’un bénévole sont à la fois altruistes (comme être utile ou défendre une cause) ou personnelles (comme se faire des amis, s’occuper, participer à un thème passionnant, apprendre quelque chose d’utile). Alors identifiez dès le début les motivations possibles pour être bénévole dans votre évènement… et faites-en un argument dans votre communication de recrutement !
Par exemple, votre engagement éco-responsable séduira une large communauté qui partage ces mêmes valeurs…
Une fois que vous avez une idée claire des profils recherchés et de comment donner envie de participer à votre manifestation, activez vos réseaux...
Rechercher, recruter des bénévoles
Faites connaitre vos besoins en ressources humaines à travers votre site internet, autour de vous, par des affiches dans des lieux appropriés et en travaillant avec votre commune (centre jeunesse, clubs municipaux de retraités, commerces), activez les réseaux de proximité (voisins, famille amis,…), contacter les sites internet spécialisés et les radios locales… Faites un véritable plan de communication
Une idée : vous pouvez mettre en place une bourse aux bénévoles sur votre site internet
Rencontrez les personnes souhaitant participer afin de vérifier leurs motivations, leur adéquation à l’action et leur disponibilité. Clarifier les besoins. Faites aussi part de votre engagement dans une démarche responsable.
Une fois recrutés, intégrez les bénévoles. Ils ne connaissent pas forcément la structure, ses membres et son fonctionnement. Il est donc primordial de leur présenter le projet et toute l’équipe. Un livret d’accueil et un système de parrainage sont des moyens efficaces pour améliorer cette intégration. Vous pouvez également organiser des temps de convivialité avec les équipes.
Gérer les équipes de bénévoles
Respectez quelques grandes règles pour bien gérer votre équipe de bénévoles :
- Dès le départ soyez clair concernant vos attentes et les leurs et leur degré d'implication ;
- Travaillez en concertation avec eux en faisant le point et en échangeant, évitez un rapport hiérarchique ;
- Favorisez des moments de détente en équipe pour prévenir et gérer les conflits ;
- Préparez de petites formations si besoin (par exemple sur les principes d’une manifestation durable) ;
- Pour la manifestation, mettez en place des signes distinctifs (tee-shirt, casquette) permettant d’identifier facilement les bénévoles.
- Responsabilisez les bénévoles, leur reconnaître une part d’autonomie.
Reconnaître l’action des bénévoles et fidéliser les équipes
Il faut attacher beaucoup d’importance à la valorisation des bénévoles. Pour cela :
- Ayez de la considération et de la reconnaissance, remerciez les publiquement : on ne dit jamais assez merci !
- Faites-les participer aux activités
- Communiquez sur leur action et faites des témoignages officiels : journaux, sites internet,…
- Offrez des cadeaux symboliques
Beaucoup de bénévoles sont souvent déçus par l’ambiance et le manque de reconnaissance régnant sur certaines manifestations et abandonnent l’année suivante. Il faut donc donner envie aux bénévoles de revenir en appliquant un bon management et en travaillant sur leur reconnaissance. Fidéliser, c’est posséder une équipe plus facile à trouver, plus soudée et plus compétente.
A savoir juridiquement
- L'assurance de l’organisateur doit couvrir les bénévoles en responsabilité civile ;
- Il n'y a pas de limite maximum au nombre de bénévoles pour une manifestation, le seul impératif étant de les inclure dans l'assurance prise par l'organisateur ;
- Les frais générés et remboursés aux bénévoles doivent obligatoirement faire l'objet de pièces justificatives ;
- Les collaborateurs bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements qui leur sont versés ;
- Les bénévoles peuvent bénéficier de tickets-repas.
Comment faire le recrutement de bénévoles – Initiative canadienne sur le bénévolat
Bénévolat Le guide - Les droits des bénévoles, le soutien au bénévolat – Ministère des Sports, de la Jeunesse, de l’Education populaire et de la Vie associative
