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En savoir plus :
Arrivé sur le site de la manifestation, le visiteur se sent souvent un peu perdu et démuni. Comment le rassurer et lui permettre d’accéder à tous les services et informations nécessaires pour profiter pleinement de votre évènement ? Suivez les 9 points de la fiche ci-dessous
Tous les éco-objectif(s)
- Adapter les capacités d'accueil aux caractéristiques du site
- Adapter l’offre de produits et d’animation
- Adopter une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation. Les animations et/ou activités qui ne sont pas valorisantes en termes de patrimoine ne seront pas éligibles
- Adopter une éco-communication
- Collaborer entre les différents acteurs et prestataires locaux (hôteliers, agences réceptives, restaurateurs, artisans et producteurs locaux….)
- Evaluer au préalable la clientèle potentielle de la manifestation
- Favoriser la mise en réseau des compétences et des moyens intercommunaux
- Harmoniser la planification des manifestations dans l’espace et dans le temps
- Identifier des cibles de clientèles
- Installer des équipements et des aménagements d'accueil pour les jeunes enfants
- Limiter les nuisances sonores lors de la manifestation
- Mener des actions de sensibilisation (valorisation du bénévolat)
- Mener des actions de sensibilisation à l'environnement et au développement durable
- Mettre en oeuvre un plan de communication
- Mettre en place des solutions d'éco-mobilité en facilitant l'usage de transports collectifs et alternatifs
- Mettre en produit la manifestation (combinaison avec d’autres prestations)
- Optimiser l'accès et la circulation sur le site en portant une attention particulière à l'information donnée le long des routes et la signalétique sur le site
- Permettre l'accessibilité à tous dans les lieux d'accueil pour les personnes en situation de handicap ou ayant des incapacités temporaires, sauf contraintes techniques
- Privilégier au maximum l'achat de produits et d'équipements labellisés durables ou provenant de la filière locales
- Proposer un poste d’accueil et d’information aux visiteurs
- Rendre les manifestations accessibles au plus grand nombre (accessibilité tarifaire)
- Respecter et éco-gérer le site en tenant compte des richesses contraintes et sensibilités du site prises en compte
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- Utiliser des équipements économes en énergie et en eau
- Valoriser les patrimoines (naturel, culturel, architectural…) en adoptant une cohérence forte des animations autour de la thématique de la manifestation retenue en proposant des animations
- Vérifier la faisabilité de la manifestation
Proposer un poste d’accueil et d’information aux visiteurs
Installer des équipements et des aménagements d'accueil pour les jeunes enfants
1. Définir l’implantation du ou des lieux d’accueil par rapport aux flux de visiteurs
Travaillez sur une carte ! Identifiez les flux entrants et sortants des visiteurs à partir des parkings ou des arrivées de transports publics, des entrées et sorties du site et des différents accès. Localisez ensuite le ou les lieux d’accueil possible(s) en fonction de ces flux (espace central, entrée,...). Il est conseillé de regrouper l’information en un seul lieu (sauf si les flux de visiteurs sont trop importants).
2. Signaler efficacement le lieu d’accueil et d’information
Mettez en place une signalétique de balisage et une signalétique identifiant le lieu facilement repérable. Utilisez le pictogramme « i » universel, écrivez en gros « accueil » ou « information » et situez le support suffisamment en hauteur (attention aux attroupements) en utilisant oriflamme, drapeau ou panneau.
3. Equiper le lieu d’accueil
Le lieu d’accueil peut s’organiser autour d’une structure en dur existante ou d’une tente type gazebo ou barnum. Privilégiez des structures et du mobilier durables, recyclables (pouvant si bseoin être loués). Vous pouvez par exemple utiliser des structures et du mobilier en carton.
Il est important de créer un espace d’accueil convivial et chaleureux par son ambiance permettant ainsi de renforcer le sentiment d’être bien accueilli.
Matériel à prévoir : mobilier d’accueil (banque et/ou bureau et/ou table), présentoirs, chaises et/ou fauteuils, éventuellement parapluie d’affichage dépliable. N’hésitez pas à vous rapprocher des services de votre collectivité afin de savoir si des équipements d’accueil sont disponibles.
4. Prévoir une information de base facile d’accès
Sur un panneau ou un présentoir facilement identifiable et situé à proximité du lieu d’accueil, mettez à disposition de l’information (affiches, dépliants) permettant de répondre aux questions fréquentes des visiteurs (horaires, programme, plan éventuel, commodités, services). Grâce à ce premier niveau d’information précise et accessible rapidement, vous limiterez les besoins en accueil physique et donc les temps d’attente.
5. Gérer les temps d’attente
Anticipez la formation éventuelle de files d’attente. Prévoyez le matériel nécessaire pour canaliser les flux (il est préférable d’éviter les traditionnelles barrières en aluminium et de favoriser des barrières plus légères, en cordes, en bois etc.).
Un agent d’accueil peut également aller directement à la rencontre du public pour distribuer des informations, sensibiliser les visiteurs au développement durable ou encore proposer des animations et des jeux.
6. Développer un accueil de qualité
Suivez les principes suivants :
- Formez les intervenants pour répondre aux principales questions des visiteurs (horaires, hébergement, restauration, thématique spécifique liée à la manifestation, services spécifiques…), apporter des informations écrites ou orales de qualité et sensibiliser au développement durable ;
- Développez un partenariat avec les responsables de l’Office de tourisme, ils souhaitent peut-être participer à l’accueil sur votre manifestation ou, au minimum, vous remettront un ensemble de document à diffuser ;
- Et surtout développez une philosophie : le sourire et l’enthousiasme des personnes à l’accueil seront les meilleurs garants d’un accueil de qualité…
7. Permettre l’accessibilité à tous
Pensez à prendre en compte quelques règles simples :
- Les cheminements vers la zone d’accueil sont choisis ou adaptés pour leur accessibilité ;
- Les présentoirs sont accessibles à tous (personnes de petite taille, éventuellement en fauteuil,…) avec des hauteurs d'atteinte des documents et informations entre 50 cm et 150 cm ;
- Les banques d’accueil prévoient des possibilités d’accueil en position assise (personnes à mobilité réduite) ;
- Un crochet est prévu pour les personnes utilisant une canne ;
- Les personnes malentendantes bénéficient, si cela est possible, d’un dispositif d’aide à l’audition comme une boucle magnétique permettant au malentendant appareillé d'entendre uniquement la source sonore (ex : la voix de l'agent d'accueil) sans être perturbé par les bruits ambiants (possibilité de prêt auprès de certains organismes) et d’une information écrite (affichage) ;
- Les dépliants et les affichages se font avec des caractères suffisamment gros.
Pour plus d’information consultez la fiche Accessibilité à tous publics
8. Créer une animation pour les enfants
Il est souvent compliqué d’occuper les enfants lors des manifestations et ils deviennent alors un frein à la venue des parents. Vous pouvez donc prévoir des services et des équipements gratuits ou payants tels que :
- Des espaces enfants où les familles pourront se reposer (prévoir des lieux pour s’asseoir et surveiller les enfants), éventuellement jouer ensemble à des jeux simples traditionnels ou des jeux liés à la thématique de la manifestation ;
- Des animations : nature, land art, chansons, magicien, histoires, maquillage, déguisement… où les enfants sont pris en charge par des animateurs ;
- La location d’équipements spécifiques : jeux en extérieur, jeu de construction géant, jeux en bois…Essayez, là aussi, de favoriser des jeux traditionnels ou mettant en valeur le patrimoine local.
Des sociétés d’animation spécialisées peuvent prendre en charge ces aspects.
N’oubliez pas qu’en matière d’animations, on distingue différentes catégories d’âge pour les enfants : les moins de 4 ans, les 4-7 ans et les 7–12 ans. Chacune a ses caractéristiques : les équipements et les jeux doivent être adaptés à chaque tranche d’âges.
9. Les autres éléments associés à l’accueil
D’autres services comme des sanitaires ou des points de vente de produits dérivés peuvent être proposés à proximité de l’accueil.
Si votre manifestation accueille plus de 1 500 personnes, la mise en place d’un dispositif prévisionnel de secours à personnes (DPS) est obligatoire (consulter la fiche Faisabilité de la manifestation).Pour faciliter leur localisation, le ou les postes de secours peuvent être attenants au lieu d’accueil.
